KOKOUSTEKNIIKKAA

Metsästäjinä useimmat meistä kuuluvat jäsenenä johonkin metsästysseuraan ja automaattisesti olemme tällöin jäseninä yhdistyksessä. Yhdistyksen muodostavat jäsenet ja sitä hallinnoi puheenjohtaja yhdessä hallituksen tai johtokunnan kanssa. Kuitenkin suurin päätäntävalta säilyy yksityisillä jäsenillä vuosikokousten välityksellä. Kokouksiin siis kannattaa osallistua ja avata siellä suunsa aina kun tuntuu siltä, että käsiteltäviin asioihin on oma mielipide. Parempi näin kuin purnata tehdyistä päätöksistä nurkan takana. Kokouksissa voit vaikuttaa !!

Kokouksen alkutoimet

Yhdistyksen kokoukset on pidettävä ajallaan ja vastuu sen järjestämisestä on hallituksella.
Mitä suurempi kokous on osanottajamäärältään ja mitä eripuraisempia kokousedustajat ovat, sitä muodollisemmin kokous on pidettävä.
Jokaisella yksityisellä jäsenellä, jopa äänioikeudettomalla, on oikeus vaatia kokouksen pitämistä, jos se on jostain syystä jäänyt pitämättä.

Kokouksen avaa yleensä hallituksen puheenjohtaja ja avausrepliikkeihin kuuluu vain ilmoittaminen yhdistyksen tietyn kokouksen avauksesta. Tämän jälkeen todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokouksen avaaja selittää kuinka yhdistyksen säännöissä näistä asioista vaaditaan ja sen jälkeen kertoo, kuinka tämän kokouksen osalta vaatimukset on täytetty.
Kokouspöydälle onkin syytä varata yhdistykset säännöt, tiedotteet ja lehti-ilmoitukset kokouskutsusta.

Sitten on vuorossa kokousvirkailijoiden valinta. Ensiksi valitaan puheenjohtaja, joka voi myös olla yhdistyksen ulkopuolelta. Kokous tarvitsee sihteerin, joka voidaan valita tai sitten puheenjohtaja kutsuu sopivan henkilön hoitamaan tointa. Lisäksi valitaan pöytäkirjan tarkistajat, jotka yleensä toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina.

Seuraavaksi kokouksen puheenjohtaja hyväksyttää esityslistan eli kokouksen työjärjestyksen. Siinä selvitetään kuinka ja mitä asioita kokouksessa käsitellään. Esityslistaa voidaan muuttaa kokouksen aikanakin.

Asioiden käsittely

Kokouksia pidetään, jotta yhdistyksen asioista voidaan tehdä päätöksiä. Jokaisella jäsenellä on oikeus sanoa sanottavansa asioita käsiteltäessä ja kokouksen puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia siitä, että päätöksenteko sujuu.

Ensiksi käsiteltävä asia esitellään. Esittelijänä voi toimia asian parhaiten tietävä, puheenjohtaja tai sihteeri. Sen jälkeen puheenjohtaja avaa keskustelun. Jokaisella jäsenellä on voitava olla tilaisuus sanoa mielipiteensä. Puheenjohtaja napauttaa keskustelun jälkeen nuijansa pöytään ja julistaa keskustelun päättyneeksi. Tämä tarkoittaa sitä, että siirrytään päätöksen tekoon. Puheenjohtaja toteaa tehdyt esitykset ja selvittää kokousyleisölle asian käsittelyn jatkotoimet. Tärkeää on selvittää se, että kuka esitti mitäkin ja mitä esityksiä kannatettiin.

Jos puheenvuoroissa on tehty useampia esityksiä ja niitä on kannatettu, on vuorossa äänestys. Jos asiaa on kannattanut kaksi jäsentä, otetaan se äänestykseen vaikka esittäjä vetääkin asian pois.
Ensin sovitaan äänestystavasta. Asioista voidaan äänestää avoimesti, jolloin äänioikeutetut nostavat kätensä ylös, nousevat seisomaan tai nimensä kuulutaan sanovat mielipiteensä. Äänestää voidaan myös suljetulla lippuäänestyksellä. Tätä menettelyä on käytettävä aina kun sitä kannatetusti vaaditaan. Äänioikeus on vain 15 vuotta täyttäneellä.
Pääsääntöisesti kannatetut ehdotukset asetetaan kaksi kerrallaan vastakkain ja näistä voittanut ehdotus asetetaan viimeksi vastakkain hallituksen esitystä vastaan. Pääehdotukset eli yleisemmin hallituksen tai / ja työryhmän esitys eivät tarvitse kannatusta
Jos asiasta on tehty kannatettu hylkäävä ehdotus, äänestetään siitä viimeiseksi. Voittajaksi tulee se esitys, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Jos äänet menevät tasan, ratkaisee puheenjohtajan kannatus, ei mielipide. Puheenjohtaja äänestää siis samaan aikaan kuin muutkin jäsenet.
Henkilövalinnoissa jokainen esitys menee mukaan vaaliin ilman kannatusta. .Vaaleissa tasatuloksen ratkaisee arpa.
Ääntenlaskun jälkeen puheenjohtaja ilmoittaa äänestyksen tuloksen, päätöksen ja lopettaa asian käsittelyn. Päätös on muotoiltava huolellisesti ja yksityiskohtaisesti ja se on puheenjohtajan tehtävä.

Puheenvuorot

Puheenvuorot pyydetään kokouksen puheenjohtajalta. Vuoro pyydetään esimerkiksi kättä nostamalla ja sanomalla ”puheenjohtaja”. Oma puheenvuoro käytetään vasta sitten kun puheenjohtaja antaa siihen luvan. Vuorot jaetaan pyytämisjärjestyksessä.
Kannatuspuheenvuoro pyydetään samoin kuin tavallinenkin. Kannatuspuheenvuoroa käytettäessä ei tarvita perusteluita muulloin kuin silloin kun todella halutaan vaikuttaa muihin kokousedustajiin.
Tavallisesti riittää vain pelkkä ” puheenjohtaja, kannatan esitettyä asiaa”.

Kysymyspuheenvuorossa kysytään jotain käsiteltävään asiaan liittyvää seikkaa. Kysymyksen voi suunnata kenelle tahansa kokouksen osanottajalle tai toimielimelle. Vastatessa tähän kysymykseen käytetään vastauspuheenvuoro. Sekin pyydetään kokouksen puheenjohtajalta ja jollei halukkaita vastaamaan löydy voi puheenjohtaja harkintansa mukaan pyytää jotain tiettyä henkilöä vastaamaan kysymykseen. Jos vastaus ei tyydytä kysyjää antaa puheenjohtaja hänelle tilaisuuden jatkokysymykseen. Vastauspuheenvuoro annetaan aina välittömästi kysymyspuheenvuoron jälkeen.

Arvostelevassa puheenvuorossa ei tehdä uusia ehdotuksia vaan siinä arvostellaan ehdotusta. Rakentava ja positiivisessa hengessä tehty arvostelu avaa uusia näkökulmia käsiteltävään asiaan mutta jatkuvasti käytettynä tällaiset puheenvuorot kylvävät eripuraa.

Työjärjestyspuheenvuoron käyttää kokouksen osanottaja jos hän haluaa puuttua kokouksen tekniseen kulkuun, menettelytapoihin tai työjärjestykseen. Ehdotuksena voi olla rajoittaa puheenvuorojen pituutta tai määrää, asian jakaminen osiin, tärkeä ilmoitus kokoukselle, huomautus virheellisestä toiminnasta kokouksessa tai työjärjestyksen muuttaminen. Työjärjestyspuheenvuorossa ei saa puuttua käsiteltävään asiaan ja ehdotettua asiaa on kannatettava, jotta siitä tulee kokouksen päätös.

Käyttäessäsi omaa puheenvuoroasi puhu asiasta ja perustele mielipiteesi. Muista peruuttaa puheenvuorosi mikäli asiat ovat muuttuneet käsittelyn aikana niin, ette tarvitse sitä.

Esteellisyys

Jos hallituksen jäsenen tai toimihenkilön yksityinen etu on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa, on jäsen esteellinen asiaa käsiteltäessä. Esteellisyyteen riittää pelkkä ristiriidan mahdollisuus. Myös lähisukulaisuus luo esteellisyyden. Hallituksen jäsen ei näin voi määrätä omia kokouspalkkioitaan. Jäävi hallituksen jäsen ei voi toimia yhdistyksen edustajana eikä voi olla täytäntöön panemassa esteellisessä asiassa tehtyjä päätöksiä, eikä hän voi edes toimia hallituksessa esteellisen asian esittelijänä eikä sihteerinä.
Hallituksen jäsen ei voi äänestää päätettäessä tilintarkastajista, tilinpäätöksen vahvistamisesta tai vastuuvapauden myöntämisestä, jos hän itse on asiasta vastuussa. Hallituksen jäsen ei voi myöskään toimia vuosikokouksen puheenjohtajana silloin kun käsitellään tiliasioita. Usein tämän pykälän ajaksi valitaan toinen puheenjohtaja.
Jos jäsen ei hoksaa itse ilmoittaa jääviydestään voi kuka tahansa kokouksen osanottaja ottaa asian esille.

Pöytäkirja

Puheenjohtaja vastaa yksin pöytäkirjan asianmukaisuudesta ja allekirjoittaa sen. Hänellä on myös oikeus muuttaa sitä jos hänen näkemyksensä poikkeaa sihteerin vastaavasta. Tavallisesti pöytäkirja laaditaan päätöspöytäkirjana eli ylös kirjataan tehdyt päätökset , äänestykset, ehdotukset ja äänestyksen tulos. Esteellisten jäsenten nimet merkataan pöytäkirjaan jos niitä on.
Pöytäkirjasta on löydyttävä yleiset tiedot kokouksesta: mikä yhdistys ja mikä kokous, ajankohta ja paikka, läsnäolijoiden määrä ja äänimäärät, kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus, kokousvirkailijoiden valinta ja maininta kokouksen päättämisestä. Liitteeksi kokouspöytäkirjaan on syytä liittää kokouskutsu. Eriävät mielipiteet kirjataan usein liitteenä pöytäkirjaan ennen pöytäkirjan tarkistusta. ( eriävä mielipide ilmoitetaan kuitenkin jo kokouksessa suullisesti ).
Jos pöytäkirjan tarkastajat löytävät jotain huomautettavaa pöytäkirjaa kohtaan ei sitä voida muuttaa ilman puheenjohtajan suostumusta.
Jokaisella yhdistyksen jäsenellä on oikeus saada yleisen kokouksen pöytäkirjat nähtäväkseen.
Tätä oikeutta ei ole hallituksen kokouksen pöytäkirjoihin.

Vaikuta !

Kokoustekniikka hioutuu kokouksissa käymällä mutta kuitenkin tärkeintä on se, että uskaltaudut niihin mukaan. Puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia kokouksen kulusta ja sinä voit keskittyä vaikuttamaan asioihin pyytämällä puheenvuoron. Älä ujostele vaan tuo rohkeasti esiin omat mielipiteesi, perustele näkemyksesi ja esittele uusia näkökohtia asioihin.
Näin vaikutat !

Sinikka Uusitalo